قطاع التربية يتجه نحو اعتماد وثائق الحالة المدنية الإلكترونية وإنهاء المطالبة بالنسخ الورقية
في إطار مسار التحول الرقمي وتبسيط الإجراءات الإدارية، يتجه قطاع التربية الوطنية إلى تكريس اعتماد الوثائق الإدارية المستخرجة إلكترونيًا، لاسيما وثائق الحالة المدنية، عند معالجة ملفات التلاميذ والأولياء، بما يساهم في تخفيف الأعباء الإدارية وتقليص التنقلات والإجراءات غير الضرورية.
ويأتي هذا التوجه في سياق العمل على تحديث الإدارة العمومية، وتسهيل استفادة المواطنين من الخدمات، من خلال الاعتراف بالوثائق المستخرجة عبر المنصات والأنظمة الرسمية متى كانت مستوفية للشروط القانونية والتنظيمية وقابلة للتحقق.
وثائق الحالة المدنية الإلكترونية مقبولة في المؤسسات التعليمية
وبموجب التوجيهات المتعلقة باعتماد الوثائق الإدارية الإلكترونية، يتعين على المؤسسات التعليمية التعامل مع وثائق الحالة المدنية المستخرجة إلكترونيًا وفق الضوابط القانونية المعمول بها، وعدم رفضها لمجرد كونها في صيغة إلكترونية أو مطبوعة من وثيقة رقمية.
ويشمل ذلك الوثائق التي يقدمها الأولياء أو المعنيون ضمن الملفات والعمليات الإدارية المرتبطة بالتمدرس، متى كانت الوثيقة صادرة عن منصة أو نظام رسمي، وتتوفر فيها الشروط التي تسمح بالتأكد من صحتها.
لا حاجة إلى الختم أو التوقيع اليدوي في كل حالة
ومن أبرز النقاط التي يركز عليها هذا التوجه، عدم اعتبار غياب التوقيع المادي أو الختم اليدوي سببًا كافيًا لرفض الوثيقة الإلكترونية، طالما أنها صادرة عن جهة رسمية وتتوفر فيها الوسائل والضوابط التي تضمن صحتها وقابليتها للتحقق.
وبالتالي، فإن كون الوثيقة مستخرجة إلكترونيًا لا يفقدها قيمتها القانونية متى كانت مستوفية للشروط المطلوبة.
منع فرض النسخ الورقية دون سند قانوني
وفي هذا السياق، لا ينبغي للمؤسسات التعليمية مطالبة الأولياء بإرفاق نسخة ورقية من وثيقة إدارية مستخرجة إلكترونيًا، إذا كانت الوثيقة المقدمة بصيغتها الإلكترونية كافية قانونًا لإثبات المعلومات المطلوبة.
كما لا يجوز اشتراط استخراج وثيقة ورقية مماثلة لمجرد الاعتماد على الإجراءات التقليدية، ما لم يوجد سند قانوني أو تنظيمي صريح يفرض تقديم النسخة الورقية.
ويهدف هذا الإجراء إلى الحد من الممارسات التي قد تثقل كاهل الأولياء، خاصة عندما يكون بإمكان المؤسسة التحقق من صحة الوثيقة إلكترونيًا.
مسؤولية المؤسسات التعليمية والموظفين
ولا يقتصر نجاح هذا التوجه على توفير الخدمات والمنصات الرقمية، بل يتطلب أيضًا مواكبة المؤسسات التعليمية لهذا التحول، من خلال توعية الموظفين والأعوان المكلفين باستقبال ومعالجة الملفات بكيفية التعامل مع الوثائق الإلكترونية.
كما يتعين تفادي رفض أي وثيقة إلكترونية مستوفية للشروط القانونية والتنظيمية، ومعالجة حالات الرفض غير المبرر عند وقوعها، بما يضمن احترام حقوق المواطنين وتطبيق الإجراءات المعتمدة.
ماذا يفعل الولي عند رفض وثيقة إلكترونية؟
في حال رفض مؤسسة تعليمية لوثيقة حالة مدنية مستخرجة إلكترونيًا، رغم صدورها عن منصة رسمية واستيفائها للشروط المطلوبة، يمكن للولي الاستفسار عن سبب الرفض وطلب تحديد السند القانوني أو التنظيمي الذي يفرض تقديم نسخة ورقية.
وفي حال كان الرفض قائمًا فقط على عدم وجود ختم أو توقيع يدوي، دون وجود نص قانوني يلزم بذلك، يمكن للمعني رفع انشغاله إلى المسؤول الإداري المختص للنظر في الحالة واتخاذ ما يلزم.
الرقمنة لتسهيل حياة التلميذ والولي
ويعكس اعتماد الوثائق الإلكترونية في قطاع التربية توجهًا نحو إدارة أكثر مرونة وسرعة، بحيث لا تتحول الرقمنة إلى مجرد وسيلة لاستخراج الوثيقة، بينما يبقى المواطن مطالبًا بالعودة إلى الإجراءات الورقية القديمة لاستعمالها.
فالهدف الحقيقي من التحول الرقمي هو تسهيل حياة التلميذ والولي، تقليص الوثائق والتنقلات، وتبسيط الإجراءات داخل المؤسسات التعليمية.
ومن شأن تكريس هذا التوجه أن يعزز الثقة في الخدمات الرقمية، ويجعل المؤسسات التعليمية شريكًا أساسيًا في تحديث الإدارة العمومية والانتقال من المعالجة الورقية إلى الإدارة الرقمية.
